企業でコピー機を上手に利用する方法

企業ではコピー機を利用することが多い物です。その為、その費用をしっかりと見極め、出来るだけ効率的に利用することが非常に重要となります。従来は多くの企業では自社でコピー機を購入して使用する事が多い物でした。そのためその機器のメンテナンス費用や、消耗品であるインクやトナーの購入など、維持費も非常に負担が大きい物でした。また、時期によっても使用する回数が大きく変動する事があり、なかなか効率的に使用することは難しい物でした。最近ではこの負担を軽減するサービスとして、コピーや印刷を行った回数で費用を請求する新しいレンタル方式が多く利用されています。この方法では、コピー機自身はオフィスに設置されていますがその維持費はレンタル会社が負担し、企業は使用した分だけお金を支払えばよいので非常に効率的な方法となっています。

コピー機の保守契約を選ぶ際の2つのポイント

業務用コピー機の保守契約を選ぶ際には、次の2つの点に注意することが大切です。1つ目はコピー機の販売店が保守サービスも行っているかどうかです。機器の販売と保守業務の両方を一社で行っていれば、ばらばらで実施しているケースで起きやすい責任のなすり合いなどが起きないからです。きちんと一社の中で完結されていることによって、責任の所在が明確になり、情報の共有もしっかりと行われているため、質の高いサービスを受けることができます。2つ目はメーカー公認の販売店であるかです。メーカーからの認定を受けている販売店では、メーカーによる厳しいテストを通過したサービスマンが在籍しており、且つどのような修理にも対応できる大切が整っているため、保守業務の内容が充実しています。これらの点に注意して保守契約を選ぶようにすれば、失敗のリスクを減らすことができるでしょう。

業務用のコピー機を購入するなら

コピーというものは家庭用のプリンターでもおこなうことができますが、業務用として利用するのは止めておいたほうが良いといえます。家庭用ではインク代が高いのはもちろんのこと、印刷されるスピードがかなり違います。そのため、業務用で使用するなら、専門のコピー機を購入するようにしましょう。専門の機器ならば印刷スピードがかなり早いので、たくさんの部数が必要になったときにもすぐに用意することができます。なお、コピー機にもグレードがありますので、製品によって印刷スピードやコストに違いがあります。業務用でしたら、長い間使い続けていくことになりますので、現在の値段だけではなくランニングコストも考えてから購入しましょう。また、コピー機にはリースというシステムもありますので、メンテナンスをしっかりとしてもらいたいなら借りるほうを選んだほうが無難です。